Gute Prompts sorgen dafür, dass KI-Systeme im Arbeitsalltag deutlich nützlichere Ergebnisse liefern. Wer Ziel, Kontext, Format, Zielgruppe und Qualitätsanforderung klar formuliert, spart Zeit, reduziert Rückfragen und verbessert die Qualität von Texten, Zusammenfassungen und Analysen.
Was ist ein guter Prompt?
Ein Prompt ist die Eingabe, mit der ein KI-System eine Aufgabe erhält. Ein guter Prompt beschreibt die gewünschte Aufgabe, den Nutzungskontext und die Form des Ergebnisses.
Definierend lässt sich sagen: Ein guter Prompt ist eine klare Arbeitsanweisung mit Ziel, Rahmen und Qualitätsanforderung.
Warum unklare Eingaben zu schlechten Ergebnissen führen
Wenn ein Prompt nur lautet „Schreibe etwas zu unserem Produkt“ oder „Fasse das Meeting zusammen“, fehlen wichtige Informationen. Die KI braucht:
- für wen das Ergebnis gedacht ist
- wie detailliert die Antwort sein soll
- in welchem Ton sie schreiben soll
- welche Punkte besonders wichtig sind
- welche Fehler vermieden werden sollen
Die 5 Bestandteile eines guten Business Prompts
1. Ziel
Beschreiben Sie zuerst die Aufgabe. Zum Beispiel: „Erstelle eine Zusammenfassung“, „Formuliere eine E Mail“, „Analysiere die wichtigsten Punkte“ oder „Entwickle drei Varianten“.
2. Kontext
Erklären Sie, worum es geht. Dazu gehören Hintergrundinformationen, der Anlass, die Ausgangslage oder der fachliche Rahmen.
3. Format
Geben Sie an, in welcher Form das Ergebnis ausgegeben werden soll.
Beispiele:
- E-Mail mit Betreff und drei kurzen Absätzen
- Tabelle mit Spalten für Aufgabe, Verantwortliche und Deadline
- Liste mit fünf priorisierten Empfehlungen
- Kurzfassung in maximal 120 Wörtern
4. Zielgruppe
Die gleiche Information muss für Geschäftsführung, Kund:innen, Mitarbeitende oder Bewerber:innen unterschiedlich formuliert werden. Dieser Punkt entscheidet stark über Qualität und Ton.
5. Qualitätskriterien
Hier legen Sie fest, woran ein gutes Ergebnis erkennbar ist.
Zum Beispiel:
- sachlich und klar formuliert
- ohne Floskeln
- mit konkreten Handlungsempfehlungen
- rechtlich unverbindlich formulieren
- einfache Sprache verwenden
7 Prompt Beispiele für typische Büroaufgaben
E-Mail an Kund:innen formulieren
„Formuliere eine sachliche E-Mail an Bestandskund:innen. Thema: Terminverschiebung eines Workshops. Ton: freundlich und professionell. Länge: maximal 150 Wörter. Bitte mit Betreff und klarer Handlungsinformation.“
Meeting zusammenfassen
„Fasse das folgende Meeting-Protokoll in 5 Stichpunkten zusammen. Ergänze danach eine Aufgabenliste mit Verantwortlichen und Fristen. Sprache: klar, knapp, intern verständlich.“
Stellenanzeige optimieren
„Überarbeite diese Stellenanzeige für eine Fachkraft im Vertriebsinnendienst. Ziel: verständlicher, konkreter und weniger generisch. Bitte in gendergerechter Sprache und mit klarem Aufgabenprofil.“
LinkedIn-Post entwerfen
„Erstelle einen LinkedIn Post für Fach- und Führungskräfte zum Thema Wissensmanagement mit KI. Ton: fachlich und praxisnah. Länge: ca. 1.000 Zeichen. Mit Einstiegssatz, drei Kernaussagen und einer Frage am Ende.“
Präsentation gliedern
„Erstelle eine Gliederung für eine 10-minütige Präsentation zum Thema Copilot- Einführung im Mittelstand. Zielgruppe: Geschäftsführung. Fokus: Nutzen, Risiken, Voraussetzungen und empfohlene erste Schritte.“
Datenanalyse vorbereiten
„Analysiere diese Tabelle auf auffällige Entwicklungen. Nenne die drei wichtigsten Muster, mögliche Ursachen und welche Rückfragen vor einer Entscheidung gestellt werden sollten.“
FAQ für interne Kommunikation erstellen
„Erstelle 5 FAQ-Fragen mit kurzen Antworten für Mitarbeitende zur neuen KI Richtlinie. Sprache: verständlich, sachlich, ohne Fachjargon.“
Häufige Prompting Fehler im Unternehmen
- zu wenig Kontext
- Zielgruppe unbekannt
- unklare Ergebnisform
- keine Qualitätsanforderungen
- fehlende Prüfung des Outputs
Wichtig ist: Auch der beste Prompt ersetzt keine Fachprüfung. KI liefert nur Wahrscheinlichkeiten.
Prompt Checkliste für Teams
Vor dem Absenden eines Prompts lohnt sich ein kurzer Check:
- Ist die Aufgabe klar beschrieben?
- Ist der fachliche Kontext ausreichend?
- Ist die Zielgruppe benannt?
- Ist das gewünschte Format klar?
- Sind Qualitätskriterien angegeben?
- Wie wird mit sensiblen Daten umgegangen?
Warum Prompting eine Weiterbildungsfrage ist
Prompting ist eine neue Form von Kommunikations-, Strukturierungs- und Bewertungskompetenz. Mitarbeitende müssen lernen, Aufgaben präzise zu formulieren, Ergebnisse kritisch zu prüfen und KI sinnvoll in ihre Prozesse einzubinden.
Wer Prompting im Unternehmen systematisch aufbauen möchte, findet bei der IBB Business Akademie praxisnahe Seminare zu KI-Grundlagen, Copilot und der Anwendung von KI in verschiedenen Unternehmensbereichen.
FAQ
Was ist ein guter Prompt?
Ein guter Prompt beschreibt Aufgabe, Kontext, Zielgruppe, Ausgabeformat und Qualitätsanforderung so klar, dass die KI eine konkrete Arbeitsanweisung erhält.
Wie schreibt man bessere Prompts im Unternehmen?
Am besten mit einer festen Struktur: Ziel, Kontext, Format, Zielgruppe und Qualitätskriterien.
Was sind typische Prompting Fehler?
Zu kurze Eingaben, fehlender Kontext, unklare Formate und ungeprüfte Übernahme von KI-Ergebnissen gehören zu den häufigsten Fehlern.
Welche Prompt Struktur funktioniert im Büroalltag?
Besonders praxistauglich ist eine einfache Struktur aus Aufgabe, Hintergrund, gewünschter Ausgabe, Zielgruppe und Qualitätsmaßstab.
Ist Prompting nur für KI-Profis relevant?
Nein. Gerade Fachkräfte in Büro, Marketing, HR, Vertrieb oder Projektmanagement profitieren von gutem Prompting im Alltag.